法人カードの管理方法って?社内ルールがとっても大事!

法人カードの管理方法って?

法人カードの管理方法について

社員の方に法人カードを渡す際、必要になるのがしっかりとした管理方法です。

ただ、法人カードの管理方法と言われてもどんな方法があるのかピンとこない方も多いのではないでしょうか。

法人カードの管理方法には、明瞭で穴が無い社内ルールが必要になってきます。
例えば、法人カードを利用した際の領収書やクレジット売上票は必ず提出するようにルールとして決めておかなければなりません。

しかし、法人カードの管理方法を確率するには、その他にどんなルールを決めればいいのかわからない方もいると思います。

今回は、法人カードの管理方法とその際に必要になってくる社内ルールについて紹介しようと思います。

しっかりと社内ルールを決めておくのが大事!

社内ルールを決めておくのが大事!

法人カードの管理方法として一番大事なのが社内で定めた社内ルールです。

例えば、法人カードを管理するために必要なルールを何一つ設けなかったとします。

そうすると、社員の方が不正利用を働いてしまうかもしれません。

ただ、逆に、しっかりとした社内ルールを用意してあげるとします。
その場合では、法人カードを利用する際にどんなものをいくらまで利用していいのかが明確になります。

そのため、不正利用に繋がらないだけではなく、よりスムーズに法人カードを利用することができるようになるのではないでしょうか。

したがって、特に社員の方に法人カードを持たせる機会がある方は、管理方法を堅固なものにするためにも、利用ルールは事前に決めておくようにしましょう。

必要な社内ルールについて

必要な社内ルールについて

法人カードを導入するうえで、社内でルールを確立させるのが大事になります。

ここでは、「法人カードに必要な社内ルールとは?」を参考に、5つの社内ルールを紹介します!

その1:領収書などの提出を義務付ける

まず一つ目が、法人カード利用分の領収書やクレジット売上票を必ず提出させる事です。

そうしないと、どの社員が何にいくら使ったのか不明瞭になってしまいます。
そのため、私的に法人カードを利用するという不正利用に繋がってしまうかもしれません。

また、領収書やクレジット売上票は、経費処理の際にも役立ちます。
なので、法人カードの管理方法がよりしっかりとするだけでなく、経費関連の事務作業をスムーズにしてくれるルールとなるのです。

その2:法人カードの利用者を絞る

二つ目が、法人カードの利用者を限定するというルールです。

法人カードをよりしっかりと管理するために、出来る限り利用者や用途を限定するというのは、非常に有効な方法となります。

例えば、経理担当者以外の方が備品を購入するために法人カードを利用すると、経費で支払えるもの以外を購入してしまう可能性があります。

ただ、経理担当者のみこの法人カードを利用して備品のみを購入してもいいと限定すれば、そのようなことに繋がる可能性は低くなるでしょう。

したがって、しっかりと法人カードを管理する上で、利用者と用途を限定するというのはとても大切になってくるのです。

その3:紛失や盗難に遭ったときの対応策を決めておく

三つ目が、法人カードの紛失・盗難時にどのように対応すればいいのかルールを作成しておくことです。

法人カードを紛失してしまった場合、それに関するルールが無ければ管理方法がずさんだと認識されてしまい、悪用されたとしても補償を貰えない可能性があります。

そのため、法人カードの管理方法がしっかりしていると認識してもらうためにも、紛失・盗難時のルールはしっかりと決めておくようにしましょう。

その4:法人カードでの利用額を決めておく

四つ目が、法人カードで支払える額をルールで決めておくことです。
そうすることで、社員の方が法人カードを利用しすぎてしまうリスクをかなり減らすことができると思います。

また、もし決めた額以上を利用したい場合、上長に承認を貰わなければならないなどのルールを決めておくと、より法人カードの管理がしっかりすると思いますよ。

その5:退職者は利用できなくなるようにする

五つ目が、法人カードを所有していた社員の方が退職する際に、適用できるルールを作っておくことです。

法人カードを社員の方が所有したままで退職した場合、それを私用なものの購入に利用されるかもしれません。

そうならないために、退職時には強制的に法人カードを返却させるルールを作っておくと安心できると思います。

法人カードの管理方法をしっかりするために、これらのような厳しい社内ルールを設けておくことは、非常に大切になってくることでしょう。

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ここまでで、法人カードの管理方法を確立するためには、しっかりとした社内ルールが必要だと分かって頂けたと思います。

ただ、管理方法を知った上で、それ以外の法人カードに関する情報が知りたい方も多いのではないでしょうか。

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